So führen Sie Remote Design Thinking Workshops durch

Wie jeder in diesen Tagen erleben wir herausfordernde Zeiten, wenn es darum geht, Beziehungen zu unseren Kunden zu aktivieren und zu pflegen. Wie auf der ganzen Welt zu sehen, haben wir beschlossen, unser Büro zu schließen, nicht mehr zu reisen und stattdessen von zu Hause aus zu arbeiten.

Dies führt zu einigen Schwierigkeiten, insbesondere wenn Sie ein interaktives und von Design Thinking inspiriertes Workshop-Format abhalten möchten, das bei den Kunden weder verschoben noch ausgeführt werden kann.

Als Unternehmen mit Innovation im Namen war es für uns jedoch selbstverständlich, die Herausforderung anzunehmen und einen kreativen Ansatz zu finden. Hier ist unser „How to“ für eine Lösung für die digitale Zusammenarbeit, die ich mit Ihnen teilen möchte.

DIE SITUATION

Wie bereits erwähnt, bestand das Ziel darin, mit einem deutschen Versicherer einen Kundenworkshop zum Design eines Business Case und zu KPIs der ITONICS-Software einzurichten. Wir haben uns für einen Ansatz entschieden, der von Design Thinking inspiriert ist, um tief in den Anwendungsfall des Kunden einzutauchen. Das Design des Workshop-Formats ermöglicht es insbesondere, sich in die verschiedenen Stakeholder hineinzuversetzen, zu definieren, welche Erwartungen sie an das Management von Innovationen haben könnten, und Ideen zu Vorteilen und verwandten KPIs abzuleiten, die die softwaregesteuerte Lösung für ihre spezifische Verwendung bietet -Fall.

Alles war vorbereitet, Vorlagen wurden gezeichnet und das Team war bereit, einige Tage später zu den Einrichtungen der Kunden zu reisen. Leider zwang uns unser neuer und weniger geliebter Begleiter Covid-19, den Kurs zu ändern, da eine Reise zu den Kundeneinrichtungen nicht mehr möglich war.

Also was machen wir jetzt? Ein 3–4-stündiger vorlesungsähnlicher Workshop schien ebenfalls keine vernünftige Option zu sein. Ich weiß, dass es unzählige digitale Tools gibt, um interaktiv einen digitalen Workshop zu gestalten. Ich persönlich habe zum Beispiel gute Erfahrungen mit Klaxoon gemacht. Aber weder war eines dieser Tools noch Teil unseres Tech-Stacks, noch hatten wir die Zeit, ein Tool einzurichten, herauszufinden, wie es funktioniert, und den Ansatz so kurzfristig zu entwickeln.

Zum Glück haben meine Kollegen und ich eine einfach zu liefernde Lösung gefunden!

DIE HERAUSFORDERUNG

Wir alle wussten, was wir wollten, und die Parameter waren sehr klar: ein Workshop mit interaktiven Elementen, kein Monolog im Vortragsstil und eine aktive Beteiligung der Kunden an der Zusammenarbeit mit uns an der Zukunft unserer Partnerschaft. Aber wie würden Sie dies aus der Ferne und dennoch produktiv liefern?

Nach unserer Erfahrung bestehen gute Workshops aus der Möglichkeit, dass jeder in der Gruppe sich ausdrücken kann, sich auf Ideen anderer bezieht und die wichtigsten Ergebnisse des Treffens visualisiert. Mit einigen Methoden und Frameworks vorbereitet, sind Post-Its normalerweise die Waffe der Wahl, da sie es uns ermöglichen, Ideen schnell zu visualisieren und zu gruppieren.

DIE VORGEHENSWEISE

Die zentrale Frage war also: Wie können Post-Its und benutzerdefinierte Frameworks nahtlos in einer virtuellen Umgebung verwendet werden? Die Lösung bestand aus einem Workshop-Prototyp, der auf Google Slides basierte. Es bot einige wesentliche Vorteile gegenüber anderen digitalen Formaten.

Google Slides ist Microsoft PowerPoint ziemlich ähnlich und erfordert keine gründliche technische Vorbereitung für den Client. Mit der Software können wir gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten. Präsentationen sind eine sehr visuelle Art, an einem Thema zusammenzuarbeiten. Mit Google Slides können Sie alle Arten von Frameworks zeichnen, die Sie verwenden möchten, und Sie müssen keine wichtigen Designrichtlinien wie in vordefinierten Tools befolgen.

DER PROTOTYP

Als nächsten Schritt haben wir die Methoden der Auswahl innerhalb einer Google Slide-Präsentation angepasst und intern einen Probelauf durchgeführt. Dies hat uns geholfen, einige Hauptschwierigkeiten innerhalb des Setups aufzudecken:

In einem Workshop vor Ort werden Methoden und Frameworks in der Regel gedruckt oder von Hand gezeichnet. Daher sollte niemand in der Lage sein, mit der Methode selbst zu interagieren. Diskussionen können sehr intensiv werden und es ist schwieriger, dies aus der Ferne zu moderieren. Es kann schwierig sein herauszufinden, wer welchen Punkt zu einer Diskussion hinzugefügt hat, wenn Sie den Kunden nicht sehen können. Eine Uhr zum Zeitboxen eines Workshops, um den Prozess zu beschleunigen, muss irgendwie angezeigt werden.

Hier sehen Sie einen Screenshot des Prototyp-Setups:

DIE LÖSUNG

Um die oben genannten Herausforderungen zu bewältigen und zu lösen, mussten einige Dinge anders gemacht werden als in einem normalen Workshop-Setup, was sich in den folgenden Best Practices niederschlug:

  • Verwenden Sie den Folienmaster-Editor, um Ihre Methoden, Frameworks oder Leinwände zu erstellen und im Hintergrund zu halten. Auf diese Weise können die Teilnehmer des Workshops nicht mit ihm interagieren und werden nicht durch die Auswahl des falschen Elements gestört.
  • Verwenden Sie Brainwriting, gefolgt von einer geführten Diskussion (von jedem Teilnehmer), als Methode anstelle des herkömmlichen Brainstormings und ähnlicher eher kommunikationsbasierter Formate.
  • Definieren Sie Post-ITs mit Kundennamen vor. Dies ermöglicht mehr Transparenz innerhalb des Workshops, da sichtbar ist, wer welche Idee beigesteuert hat. Auf diese Weise haben Sie als Moderator immer den Überblick. Um Ideen zu sammeln und Ratschläge zu geben, müssen Sie und Ihr Team auch Ihre eigene Farbe haben.
  • Der Moderator teilt seinen Bildschirm, um Ratschläge zu geben, was zu tun ist. Wir erstellen auch eine unterstützende Präsentation, um Methoden zu erklären und zusätzliche Informationen zu geben.
  • Zeigen Sie das Timing und den Countdown auf dem freigegebenen Bildschirm des Moderators an.

ZUSÄTZLICHE VORBEREITUNG

Um möglichen Hindernissen während des eigentlichen Treffens entgegenzuwirken, haben wir zuvor einige Maßnahmen ergriffen.

  • Laden Sie die Benutzer des Clients ein, einige Funktionen des Setups mithilfe der Freigabefunktion von Google-Folien vor dem Workshop zu testen. Wenn Sie einen solchen Service anbieten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie das Risiko technischer Probleme minimieren.
  • Beschreiben Sie einige Anweisungen zur Verwendung von Google Slides, zum Format des Workshops und zur Planung verschiedener Themen.

Um ehrlich zu sein, war ich mir nicht sicher, ob dieses neue Setup ein großer Erfolg sein wird, und ich hatte Bedenken hinsichtlich der eingeschränkten Fähigkeit, mit dem Kunden zu interagieren, wie ich es gewohnt bin. In unserem 4-stündigen Workshop konnten wir jedoch sehr gute Ergebnisse für den Kunden erzielen und erhielten ein großartiges Feedback zum virtuellen Format.

Um unsere hohen Sicherheitsstandards bei der Nutzung dieses Dienstes aufrechtzuerhalten, haben wir nur separat über die Bildschirmfreigabe auf vertrauliche Informationen zugegriffen, die Präsentation nach dem Meeting in eine lokal gespeicherte PowerPoint-Datei konvertiert und die Originaldatei gelöscht.

ZUSAMMENFASSUNG

Hält Sie die aktuelle Situation davon ab, interaktive Workshops abzuhalten? Es sollte nicht! So kreativ Sie bei der Erstellung Ihrer Workshops sein müssen, können Sie auch bei der Durchführung Ihrer Workshops kreativ sein. Ich bin sicher, dass die tatsächlichen Umstände die Gesellschaft dazu zwingen, zu experimentieren, wie wir miteinander umgehen. Folglich könnten Organisationen immer mehr Interaktionen in die digitale Welt verlagern. Dies ist nicht unbedingt eine schlechte Sache, wenn man bedenkt, welche Auswirkungen das Reisen sowohl auf unsere Umwelt als auch auf unsere Arbeitszeit hat.

Trotzdem freue ich mich auf meine nächsten Meetings und Beratungsworkshops vor Ort, sobald diese Krise gelöst ist. Bis dahin weiß ich, dass wir interaktive Client-Workshop-Formate vollständig virtuell ausführen können.

Wir hoffen, Sie bald zu sehen und gesund zu bleiben!

Ursprünglich veröffentlicht unter https://www.itonics-innovation.com.